zondag 9 maart 2014

Schaduwarchieven: Hoe de ministerraad het besluit nam

Waarschijnlijk laatste zitting van het demissionaire kabinet Drees in de Treveszaal op het Binnenhof te Den Haag, 18 augustus 1952.
Ik schreef twee weken geleden dat de Ministerraad naar aanleiding van een rapport van de Commissie Janssen (op basis van adviezen van Graafland) uit 1950 besloot dat het archiefregister van het bevolkingsregister gekopieerd moest worden. Deze week bleek het wat complexer te liggen. De Ministerraad nam dit besluit namelijk pas op 1 oktober 1951, na nog twee vergaderingen over "de bevolkingsregisters in oorlogstijd."

De eerste vergadering
Op 6 november 1950 besloot de Ministerraad naar aanleiding van het rapport van de Commissie Janssen namelijk:
na een uitvoerige bespreking, dat maatregelen moeten worden voorbereid om in geval van bezetting de vernietiging der bevolkingsregisters en belastingadministratie mogelijk te maken; duplicaten van deze registers zullen niet worden gemaakt; overleg zal worden gepleegd met de kerken inzake de kerkelijke registers. De wenselijkheid van vernietiging der administratie van de sociale zekerheid zal voorts nog nader onder ogen worden gezien.
Dat was iets heel anders dan Graafland had geadviseerd en noodzakelijk vond!
Hij stuurde zo'n twee weken later dan ook een memo aan M.J. Prinsen, de SG van Binnenlandse Zaken en voorzitter van de commissie Janssen, waarin hij nogmaals uitlegt waarom het absoluut noodzakelijk is om voorafgaand aan de vernietiging van de bevolkingsregisters "maatregelen ter conservering van de belangrijkste gegevens" te nemen.

De tweede vergadering
Blijkbaar heeft Prinsen deze overwegingen doorgegeven aan de minister van Binnenlandse Zaken, want op 25 mei 1951 stuurt hij Van Maarseveen "ter voldoening van [zijn] wens nader ingelicht te worden" enkele "beschouwingen". Hierin geeft Graafland aan dat de oude bevolkingsregisters met de "technische hulpmiddelen der micro-fotografie" zouden moeten worden gekopieerd, terwijl de archiefkaarten met de hand zouden moeten worden overgeschreven door werkloze kantoorbedienden.
De oude archieven zou ik gaarne in duplo willen laten filmen; de negatieve films zouden dan in het buitenland kunnen worden bewaard, de positieve copieën zouden de gemeenten ter beschikking dienen te worden gesteld. De gemeenten zouden de beschikking moeten krijgen over leesapparaten. Na de verfilming zouden de oude archieven vernietigd kunnen worden.
Het interessante in deze "beschouwingen" is dat Graafland naast het belang van de bevolkingsadministratie nog een ander argument aanvoert om de bevolkingsarchieven te kopiëren op microfilms: ruimte- en kostenbesparing!
De nu bestaande bevolkingsregisters vergen zeer veel bergruimte; de toename van de bevolking demonstreert zich mede in de vergroting der behoefte aan archiefruimte. Op tal van gemeentesecretarieën komt men nu reeds archiefruimte te kort.[...]
Het staat voor mij dan ook vast, dat te eniger tijd overgegaan zal moeten worden tot het verfilmen van de bevolkingsarchieven, zulks ter besparing van ruimte.[...]
Wel toont een voorlopige, zo nauwkeurig mogelijke, schatting aan, dat voor de bewaring van de voor fotocopiëring in aanmerking komende delen der gemeentelijke bevolkingsarchieven, welke delen in totaal een inhoud hebben van ± 850 m3., ± 5000 m3. bergruimte nodig is. Gefilmd zijnde, zou voor het bewaren der bedoelde archieven een bergruimte van rond 250 m3. vereist zijn.
Wordt dus thans in verband met de belangen van burgerij en overheid zelve, besloten de bevolkingsarchieven te verfilmen, dan zal men in een reeks van gevallen door de groei der archieven noodzakelijk geworden verbouwingen aan gemeentehuizen voorlopig achterwege kunnen laten.
En dat is dan ook een van de argumenten die Van Maarseveen aandraagt, wanneer hij de "bevolkingsregisters in oorlogstijd" opnieuw op de agenda van de Ministerraad van 9 juli 1951 zet.
Uit de notulen van die vergadering blijkt dat de ministers er lang over hebben gepraat, maar niet tot een besluit kwamen. De minister van Binnenlandse Zaken moet nog een nieuwe nota schrijven op basis waarvan een definitief besluit genomen kan worden over zowel de vernietiging als eventuele conservatoire maatregelen.

De derde vergadering
En dus schreef Graafland nog maar een nota, waarin hij, deze keer in zeven pagina's, uitlegt hoe "het" goedkoper kan dan de 6 miljoen die hij in 1950 begrootte. Daartoe moeten sowieso de dubbelen van de de akten van de burgerlijke stand meteen veilig gesteld worden. Daarna kan volstaan worden met enkel reproductie van de archiefregisters en niet van alle bevolkingsarchieven. Die reproducties zouden op drie manieren gemaakt kunnen worden:
Microverfilmen kost Fl 1.150.000,-, maar er kleven grote risico's aan omdat er leesapparaten nodig zijn om de registers te kunnen lezen.
Fotografische reproductie op een "direct leesbaar papier-negatief" zou neerkomen op Fl 2.300.000, maar ook aan deze methode kleven nadelen:
Vooreerst het ontbreken van de benodigde apparatuur voor het maken der opnamen en voor het ontwikkelen en drogen. [...] Voorts moet een oplossing gezocht worden voor het vlot en duurzaam op elkaar plakken van voor- en achterzijden der gereproduceerde archiefbladen.
De derde, en volgens Graafland de beste, methode is reproductie door schrijven of typen. Dit zou ongeveer Fl 2.150.000 kosten, aangezien het werk kan gebeuren door werkloze hoofdarbeiders.
De Ministerraad is op 1 oktober 1951 nog altijd verdeeld, maar besluit toch
alle dubbelen van de rechtbanken te doen overbrengen. Met 6 tegen 5 stemmen wordt voorts besloten de archieven van het bevolkingsregister te copiëren en over te brengen.
Eindelijk krijgt Graafland zijn zin.
Nu zijn er nog een twee dingen die geregeld moeten worden: de Tweede Kamer moet het geld voor de kopieerwerkzaamheden beschikbaar stellen en het moet wettelijk mogelijk gemaakt worden dat de dubbelen naar het buitenland verplaats kunnen worden. Maar dat is van later zorg.

Gerelateerd
Schaduwarchieven: kopieën van het archief-bevolkingsregister
Schaduwarchieven: vernietiging en werkverschaffing

Bronnen
NL-HaNA, Ministerraad, 2.02.05.02, inv.nr. 386, 387, 394, 395, 462, 469, 472
NL-HaNA, BiZa Binnenlands Bestuur en Kabinet, 2.04.87, inv.nr. 6417
NL-HaNA, Kabinet Minister-President, 2.03.01, inv.nr. 11647
Plaatje
Collectie SPAARNESTAD PHOTO/NA/Anefo/Fotograaf onbekend [CC-BY-SA-3.0-nl], via Wikimedia Commons

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen