vrijdag 18 april 2014

De gevolgen van dms/rma-fetisjisme

Gisteren kwam ik naar aanleiding van onderstaande tweet van Johan van der Knijf (aka Bitsgalore) terecht in een "trioloog" met hem en Chris Bellekom over het archiveren van e-mail.
Hier kun je het hele verhaal lezen, maar het kwam erop neer dat veel, heel veel div-ers (of dim-ers of dib-ers of hoe die beroepsgroep zich tegenwoordig ook noemt) van mening zijn dat converteren naar pdf/a de beste, of misschien wel enige, manier is om digitale bestanden te archiveren.
Uiteraard moest ik daarbij denken aan deze post van dik twee jaar geleden: Dood aan pdf, waarin ik een paar argumenten voor pdf/a probeer te ontkrachten. Maar ik vroeg me gisteren ook af wat nu de oorzaken zijn van die heilige pdf/a. Ik heb de indruk dat dit een direct gevolg is van de verering van het dms/rma. En  toen moest ik denken aan het boekje Een roadmap voor digitaal informatiebeheer dat Ad van Heijst een paar weken geleden publiceerde.

Informatiebeheer zonder heiligen
In dat boekje beschrijft Van Heijst hoe een organisatie zijn informatiebeheer goed zou kunnen organiseren zonder daarvoor een duur en onhandig dms/rma te kopen. Inhoudelijk sluit dat erg aan bij de filosofie en werkwijze van de stad Antwerpen, die ook uitgebreid beschreven wordt in Optimaal Digitaal uit 2010. Ad schrijft:
[...] stel nu eens dat je eerst gewoon orde op zaken wilt stellen met de middelen die je hebt, zonder mensen te hoeven opleiden in een nieuwe omgeving, zonder je administratie anders in te richten. De gemeenschappelijke schijf gebruiken bijvoorbeeld, daarop de content plaatsen en deze in een eenvoudige context brengen: de context van een zaak, een dossier, een mapje dus. Kan dat ook?
Jazeker. Dit boekje wil aangeven hoe met eenvoudige middelen een goede informatiestructuur opgezet kan worden, waarmee iedereen kan werken. Het is geen ideale structuur en binnen deze structuur kan lang niet alles wat leveranciers van contentmanagementsystemen beloven.
Wel levert het een structuur op, waar administratieve medewerkers over te spreken zijn. Ze begrijpen waarom de structuur is zoals ie is. Er hoeven geen extra hulpmiddelen te worden aangeschaft.
Zou een van de redenen waarom pdf/a onder div-ers heilig is, ook veroorzaakt wordt door het dms/rma-fetisjisme?
Zo rond het begin van deze eeuw is in Nederland de opvatting dat je alleen goed kunt archiveren in een dms/rma (dat ook nog moet voldoen aan ReMaNo of NEN2082) wijdverspreid en canoniek geworden. Zeggen dat er nogal wat haken en ogen zitten aan het uitgangspunt dat alle archiefstukken in een dms/rma moeten worden opgenomen, is eigenlijk vloeken in de div-kerk. In veel organisaties is het dms/rma namelijk de enige raison d'etre van een div-afdeling. Zij gaan niet over het beheren van archieven, zij beheren DeCoVer of hoe die systemen ook heten.
Een rechtstreeks gevolg daarvan is, dat div-ers eisen dat alle archiefdocumenten in pdf/a opgeslagen moeten worden, want: dat is wat in het dms/rma kan!
  • E-mailbericht: pdf/a.
  • Excel-sheet: pdf/a 
  • Powerpoint: pdf/a 
  • Ruimtelijk plan: pdf/a 
  • Webpagina: pdf/a 
  • Video-opnamen van vergaderingen: pdf/a (ja hoor, dat kan!) 
De reden waarom die Nederlandse dms/rma-dingen bijna enkel en alleen met pdf (en een beetje met Office-documenten) uit de voeten kunnen is simpel: het zijn nog altijd veredelde postboeken (die in archieftermen agenda's heten):
Register[s] waarin in chronologische volgorde met behulp van een doorlopende nummering gegevens worden vastgelegd betreffende het inkomen, afdoen en uitgaan van archiefbescheiden.
Het gaat in DeCoVer nog altijd om post, om brieven, om A4-tjes en in een dms/rma wordt daarom met behulp van het paper document format alles platgeslagen tot digitale A4-tjes.
Of zoals Filip Boudrez een tijdje geleden schreef: een dms/rma kan alleen omgaan kantoordocumenten, een digitaal archief kan alle typen bestanden en documenten beheren.

Het andere probleem
Maar naar aanleiding van het boekje van Ad moest ik ook nog denken aan een ander gevolg van de verering van het dms/rma. Een gevolg dat ook direct voortvloeit uit de postboek-geschiedenis van DeCoVer.
In Nederland geven de div-ers de laatste jaren nogal gemengde signalen af. Vroeger zeiden ze:
"Ambtenaren, jullie snappen niets van dossiervorming, daar zijn wij voor opgeleid. Dat kunnen wij veel beter. Dus, geef ons al jullie papier, dan maken wij er mooie dossiers van."
Ambtenaren geloofden dat niet, maar vonden het wel makkelijk.
De laatste jaren zegt Div opeens:
"Ambtenaren, jullie gaan natuurlijk zelf over de dossiervorming. Jullie kunnen dat veel beter dan wij. Jullie zijn verantwoordelijk voor volledigheid, juistheid etc. Maar, jullie moeten daar wel het systeem voor gebruiken dat wij voor jullie inrichten en waar wij al die jaren fijn mee hebben gewerkt."
En in de basis is dat systeem dus nog altijd... een veredeld postboek.
Geen wonder dat die ambtenaren dan gaan steigeren en zeggen:
"Dossiervorming en documentregistratie? Dat kunnen wij niet, daar moet je voor opgeleid zijn, daar hebben wij geen tijd voor en dat DeCoVer van jullie snappen wij niet, het is niet afgestemd op onze werkwijze."
Met als gevolg dat Div zich in alle bochten wringt om DeCoVer maar zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Letterlijk alle tijd en energie gaat daar in zitten. Maar tegelijkertijd gaan die ambtenaren op zoek naar hulpmiddelen die wel aansluiten bij hun werkwijzen en die ze helemaal zelf kunnen inrichten. En daar komen niet alleen de onbeheerde netwerkschijven, Dropbox en Google Drive om de hoek kijken, dan wordt ook opeens Sharepoint door de ict-afdeling de organisatie binnen gereden.
En de Div-reflex is:
"Allemaal best, maar 'het formele archief' zit in mijn dms/rma. Dat is wat ik beheer, en waar ik mijn ziel en zaligheid in gestopt heb. Dus zorg maar voor koppelingen."
En dat levert niet alleen voor Div nog meer werk op, maar ook voor consultants, system-integrators en hoe noemen die functionarissen zich tegenwoordig. Die lachen zich allemaal kapot - want verdienen goed geld - en ondertussen "verpietert" het echte archief. Een deel zit "opgesloten" in het paper document format in DeCoVer, maar het overgrote deel wordt gewoon genegeerd in processystemen, e-mail-applicaties, gedeelde netwerkschijven, Dropbox, Sharepoint en zo voort en zo verder. (Ik hoorde laatst iemand vertellen dat zijn bedrijfje had becijferd dat bij een gemiddelde overheidsorganisatie slechts 30 tot 40 procent van de informatie wordt opgeslagen in een dms/rma. En dat was dan ook nog een "positieve" inschatting.)

Neem nu ruimtelijke plannen
Als Div-ers (en bij uitbreiding archivarissen) toegevoegde waarde willen hebben voor een organisatie, dan moeten ze vooral niet proberen om alles in de mal van DeCoVer te persen. Het lijkt me veel zin- en waardevoller wanneer we samen met al die andere ambtenaren manieren verzinnen om de informatie in al die andere omgevingen goed te beheren.

Een van de actuele "archiefproblemen" bij de lokale overheden zijn de ruimtelijke plannen. Vroeger heetten die dingen gewoon bestemmingsplan of streekplan en werden ze op papier gemaakt. Tegenwoordig moeten ze digitaal gemaakt worden in  GML. En laat dat nu net een formaat zijn waar DeCoVer niet mee uit de voeten kan. Wat nu dan?

Nou, Div kan bijvoorbeeld met de vakafdeling af spreken dat ruimtelijke plannen niet worden platgeslagen tot pdf of - the horror - als zip-bestand in DeCoVer worden opgenomen.
Nee, ze spreken af dat die vastgestelde plannen opgeslagen worden op een gedeelde netwerkschijf. En omdat het beheer een gedeelde verantwoordelijkheid is, maken Div en de betrokken afdelingen afspraken over de structuur en de naamgeving van mappen en bestanden. Ze beleggen verantwoordelijkheden en spreken af hoe de gemaakte afspraken gehandhaafd worden. En ze zoeken samen met de ICT-beheerders naar technische middelen om die plannen adequaat te "beschermen": slimme schrijf- en leesrechten, goede back-up strategie en intelligente cryptografie (hashing) om de integriteit van de bestanden te waarborgen.
En o ja, misschien nemen ze in het DeCoVer-dossier ook nog een verwijzing op naar de plek op het netwerk waar het vastgestelde plan staat.
En dit alles legt Div vast in wat "vroeger" het documentair structuurplan genoemd werd.

Gerelateerd
Pdf/a wat heb je daar aan?
Optimaal digitaal
Dood aan pdf
Jeff Rothenberg - Digital Preservation in Perspective
Wie is hier nou het archief?

Plaatje: Fetish van Chrisjtse

zondag 13 april 2014

Schaduwarchieven: De dubbelen worden verzameld in Amsterdam

Westerdoksdijk 2 Het gebouw van de Rijkspolitie te water. Links de Westerdoksluis.
Stadsarchief Amsterdam
Waar was ik gebleven...
O ja, op 4 augustus 1953 werd in het Staatsblad de wet gepubliceerd die de minister van Justitie de bevoegdheid gaf om maatregelen te nemen ter beveiliging van de akten van de burgerlijke stand in geval van oorlog of oorlogsgevaar. Nu kon Justitie er dus voor gaan zorgen dat de dubbelen naar een veilige plaats gestuurd werden: Marinebasis Parera op Curaçao. 
Dat was een enorme operatie en uit een logboek dat ik tegenkwam in een dossier van de Rijksarchiefinspectie blijkt deels hoe dat in zijn werk ging.

Journaal van werkzaamheden i.v.m. overname registers van de burgerlijke stand wegens wegvoering
Tussen 1955 en 1966 reed Roelf Raven, "adjudant der Rijkspolitie, tevens onbezoldigd rijksrechercheur" kriskras door het hele land om bij de griffies van de rechtbanken de dubbelen van de burgerlijke stand op te halen. Hij haalde ze niet allemaal in een keer op, maar deed dat in blokken van tien jaar: van 1883 t/m 1892 in 1955 tot 1943 t/m 1952 in de laatste jaren.
De akten werden tijdelijk geborgen in houten kisten, die werden opgeslagen in een loods van de Rijkspolitie te Water aan de Westerdoksdijk in Amsterdam.
Om een indruk te krijgen hoe dat in zijn werk ging, staan hieronder enkele passages uit het logboek over het ophalen van de dubbelen in Limburg:
9-8-1955
Mr. Fonteijn en Raven.
Bezocht de Civiele Griffies te Roermond, Maastricht en ’s-Hertogenbosch.
Roermond: bespreking met Mr. Geradts, Griffier en Hr Bergh, Chef Civ. Griffie.
Maastricht: bespreking met Chef Civ. Griffie, de Heer Wilmes. De Griffier, Mr. Panhuisen was met verlof.
[...]
12 t/m 13 aug. 1955.
Raven. De registers 1883 t/m 1892 van de burgerlijke stand bij de Civiele Griffie van de Arrondissements-Rechtbank te Roermond verpakt in 6 kisten (72 t/m 77). Het overlijdensregister 1886 van de gemeente Posterholt ontbreekt.
Bij het inpakken zijn op 12 en 13 augustus 2 gedetineerden, onder toezicht van een wachtmeester van de Parketgroep, behulpzaam geweest.
De adjunct-directeur van de Strafgevangenis Roermond deelde mede, dat hij f. 0,75 per mandag in rekening moest brengen. De nota zal door hem naar de 1e Afd . van het Ministerie van Justitie worden gezonden.
[...]
16 en 17 aug. 1955.
Raven. De registers van de burgerlijke stand van 1883 t/m 1892 bij de Civiele Griffie van de Rechtbank te Maastricht verpakt in 5 kisten (78 t/m 82).
De Griffier heeft te kennen gegeven, dat de kisten niet mogen worden afgehaald alvorens hij van het Departement van Justitie schriftelijk bericht heeft ontvangen inzake het wegvoeren van de registers.
[...]
24 en 25-8-1955
Raven. Met de Justitiële Autotransportdienst op 24 augustus 1955 6 kisten , no’s 72 t/m 77 van de Civ. Griffie Rechtbank Roermond; 5 kisten, no’s 78 t/m 82 van de Civ. Griffie Rechtbank Maastricht en op 25 augustus 1955 13 kisten, no’s 83 t/m 95 van de Civ. Griffie Rechtbank ’s Hertogenbosch afgehaald en overgebracht naar Amsterdam en aldaar opgeslagen in loods 39 van de Rijkspolitie te Water te Amsterdam.
Raven constateerde in Roermond dat er een register van de gemeente Posterholt ontbrak. In het logboek komen meer van dit soort constateringen voor:
Van diverse gemeenten [van het arrondissement Rotterdam, IKo] waren registers door granaatscherven beschadigd en gedeeltelijk onleesbaar. Hiervan waren geen fotocopieën aanwezig. Naar ik verneem worden hiervan bij het departement geen fotocopieën gemaakt.
[...]
“Een deel van de registers werden bij de Rechtbank [in Dordrecht, IKo] op de zolder bewaard. Deze registers waren zeer stoffig.
Maar, ook de bewaaromstandigheden bij de Rijkspolitie te Water waren verre van optimaal:
27-2-1956
Raven naar Amsterdam om de toestand van de registers op te nemen. Bij aankomst bleek dat door de Rijkspolitie te Water de leidingen van de centrale verwarming in de boxen waren gerepareerd en dat de boxen waren verwarmd. Temperatuur ± 85° F.
Daar de vorstperiode voorbij was, wilde de Rijkspolitie te Water eindigen met het verwarmen van de loods en de boxen, omdat deze op een afzonderlijke verwarmingsketel waren aangesloten. Na telefonisch overleg met de heer Lobbezoo is bepaald dat op rekening van het Ministerie van Justitie met het stoken zou worden doorgegaan en dat de Rijkspolitie te Water 2 stokers kon aannemen, benevens 2 losse arbeiders voor het openen van de kisten.
85° F komt overeen met bijna 29,5° C, terwijl de ideale temperatuur voor papier zo rond de 18° C ligt.
Daarnaast was het ook veel te vochtig in de loods.
Tijdvak 29-2-1956 t/m 11 april 1956
De 279 kisten met registers zijn door mij, Raven, op relatieve vochtigheid onderzocht met een door het Ministerie van Justitie verstrekte hygrometer. Van deze kisten waren er ± 75 met een te hoog percentage vochtigheid (±67-87%).
Deze kisten zijn in box 41 geplaatst. Om de registers sneller te doen drogen zijn deze uit de kisten genomen. De temperatuur werd in box 41 opgevoerd tot ±100° F. Op 6-4-1956 waren de te vochtige registers tot beneden 60% relatieve vochtigheid gedaald.
Kisten met de dubbelen van de Burgerlijke Stand in het West-Indisch Pakhuis in 1975
(Negatief uit NL-HaNA, RAD Rijksarchiefinspectie, 1970-1985, 2.14.09.04, inv.nr. 287)
De registers werden in Amsterdam verzameld en daar vlak voor ze doorgestuurd werden in speciaal daarvoor ontworpen kisten met een luchtdichte blikken "binnenvoering" gestopt:
Nadat de blikken binnendeksels van de kisten door de loodgieter Tesing luchtdicht waren dichtgesoldeerd (door mij gecontroleerd) zijn deze met behulp van 2 losse arbeiders dichtgeschroefd en aan de boven- en 2 zijkanten met colli-inkt respectievelijk genummerd van 1 t/m 279.
Door mij is in elke kist een linnen zakje met 30 gram cilica-gel gelegd, benevens een op de inhoud betrekking hebbende inhoudsopgave. Op de blikken deksel is na het dichtsolderen eveneens een inhoudsopgave gelegd.
Op 18 april 1956 schreef Raven in het logboek:
De kisten nrs 1 t/m 279, met registers van de burgerlijke stand overgedragen. Zie proces-verbaal dd. 20-4-1956, no.1 Zeer geheim.
Twee jaar later werd er trouwens nog een extra handeling aan deze procedure toegevoegd:
18 t/m 28-2 febr en 24 t/m 28-3 maart `58.
Raven 115 kisten met registers te amsterdam voor verzending gereed gemaakt. […]
Deze kisten, benevens de kisten nos. 575 t/m 783, welke reeds voor verzending gereed waren, zijn aan de buitenkant met een termietenwerend middel behandeld
Dat termietenwerend middel zal wel niet voor niets zijn geweest.

De kisten werden daarna waarschijnlijk overgedragen aan de Marine voor verzending naar Curaçao. 
Er kon trouwens geruime tijd zitten tussen het verzendklaar maken van de registers en het daadwerkelijk overdragen aan de Marine, zoals blijkt uit de inschrijving van 12 november 1956, toen Raven het overlijdensregister 1911 van Stellendam uit een al dichtgesoldeerde kist moest halen om door iemand van Justitie te laten kopiëren. Het register werd 11 dagen later terug in de kist gestopt, waarna deze weer dicht werd gesoldeerd.

In 1963 zijn 464 kisten (458 met papieren dubbelen, vijf met dubbelen op microfilm en een "werkkist") tijdelijk van de Westerdoksdijk verplaatst naar het Huis van Bewaring II aan de Oostelijke Handelskade. De kisten stonden bij de Rijkspolitie te Water in de kelder, maar:
Door het gewicht van de kisten kwam er grote druk op de vloer van de kelder. Enkele malen is er grondwater in de kelder gekomen. De vloer werd dan weer gerepareerd. In september 1963 kwam door een lekkage in de waterleiding ± 20 cm water in de kelder te staan. De onderste lagen van de kisten kwamen dientengevolge in het water te staan.
Toen Raven de kisten in het Huis van Bewaring ging inspecteren en enkele kisten openmaakte, bleek de inhoud van de kisten "zeer vochtig". Toen zijn alle kisten opengemaakt en van ongeveer 130 kisten bleek de inhoud in meer of mindere mate door vocht aangetast. De vochtige registers zijn ter plekke zo snel mogelijk gedroogd en een groot aantal registers zijn opnieuw ingebonden.
De beschadigde registers, waarvan akten deels onleesbaar waren, werden en worden thans (Jan. 1965) nog [...] hersteld, door aanhechting op de bladzijde waar de beschadigde akte(n) voorkomt, van afschrift(en) of fotocopie(ën) van de originele akte(n), welke door de ambtenaren van de burgerlijke stand op dezerzijdse aanvrage werden/worden verstrekt.
Een 40-tal beschadigde registers, t.w. van de gemeenten Deurne, Leens, Loppersum, Haarzuilens, Oudenrijn, Nieuw-Beijerland, Utrecht (20 delen) en Vleuten, werden/worden door fotocopieën van het originele van de gemeenten vanwege het departement vervangen.
In 1964 zijn de kisten vanuit het Huis van Bewaring verplaatst naar Den Haag en opgeslagen in het "perceel 'Boes' aan de Waldorpstraat" van het Ministerie van Justitie. Van daaruit zijn ze uiteindelijk in 1966 overgedragen aan de Marine voor verzending naar Curaçao.

Hoe die verscheping door de Marine en opslag op Parera precies verliep is voorlopig nog een raadsel.

Gerelateerd
Schaduwarchieven: twee wetten
Schaduwarchieven: de dubbelen van de Burgerlijke Stand keren terug
Bronnen
NL-HaNA, RAD Rijksarchiefinspectie, 1970-1985, 2.14.09.04, inv.nr. 286
NL-HaNA, RAD Rijksarchiefinspectie, 1970-1985, 2.14.09.04, inv.nr. 287

donderdag 10 april 2014

Over het belang van bankafschriften en hotelrekeningen

Twee nieuwsberichten over het belang van archiefstukken.

Een bankafschrift van 5 miljoen
Allereerst de trammelant waar minister Opstelten en staatssecretaris Teeven in terecht zijn gekomen naar aanleiding van ""de deal" met Cees H.
De vraag daarbij is ondertussen hoe groot het bedrag is dat H. overgemaakt kreeg. De toenmalige advocaat van H. zegt dat het om vijf miljoen gulden gaat, die hij op zijn 'derdenrekening' gestort kreeg. Maar hij kan of wil geen bankafschrift laten zien.
In datzelfde artikel schrijft de NRC:
De bankafschriften zijn (nog) niet gevonden. [...]
Dat bedrag van 5 miljoen kan Opstelten niet plaatsen, schreef hij gisteren. Volgens hem blijft de optelsom 2 miljoen gulden, al kon hij niet precíes zeggen hoeveel geld is overgemaakt destijds. Onder het beslag vielen bijvoorbeeld ook sieraden. En het OM stapte sinds 2000 al meermalen over van administratiesysteem, dus afschriften waren nog niet gevonden.
Maar ja, volgens mij zijn de bewaartermijnen voor deze gegevens een jaar of zeven of maximaal tien. Dus als het goed is, worden ze ook niet meer gevonden.

Een hotelrekening van 25 jaar geleden
Het tweede voorbeeld is vanuit menselijk oogpunt heel schrijnend. In de VS heeft een man 25 jaar ten onrechte gevangen gezeten voor een moord die hij niet gepleegd had.
Hij heeft altijd zijn onschuld volgehouden en had een alibi: ten tijde van de moord in Brooklyn, was hij met zijn familie op vakantie in Disney World. Desondanks werd hij op basis van één getuige, die haar verklaring naderhand introk veroordeeld.
Deze week werd Jonathan Fleming eindelijk geloofd:
Een rechter vernietigde het vonnis nadat zijn advocaten een bonnetje lieten zien waaruit bleek dat Fleming enkele uren voor de moord telefoneerde vanuit een hotelkamer in Florida. De man had zijn advocaten 25 jaar geleden al verteld dat hij het papiertje op zak had toen hij werd gearresteerd, maar de autoriteiten beweerden destijds dat ze niks hadden gevonden. Tijdens nieuw onderzoek kwam het ontlastende bonnetje alsnog naar boven in de politiearchieven.
Oh boy... Waarom denk ik nou toch dat de huidskleur van Fleming een cruciale rol heeft gespeeld?

Plaatje: een van de tien gouden regels van het CBP

zaterdag 5 april 2014

Mijn eerste Duitse presentatie tijdens Offene Archive 2.1 #archive20

Archivstraße in Stuttgart
Van woensdag tot en met vrijdag was ik in Stuttgart bij de "Tagung" Offene Archive 2.1. Hieronder vind je de presentatie die ik gistermorgen hield. Omdat ik in het Duits sprak, had ik de tekst helemaal uitgeschreven. Die vind je hieronder dus ook. (Uit een heel charmante opmerking van Thomas Wolf begreep ik dat het hier en daar grammaticaal niet helemaal klopt, maar ach...)
Komende week zal ik ook nog een inhoudelijk verslag van de twee dagen schrijven.


E-Government 2.0 und Soziale Netzwerke in den Niederlanden
Ingmar Koch
4 april 2014, Stuttgart

Guten Morgen, das war France Gall in 1968.

Wie schon gesagt, mein Name ist Ingmar Koch. Ich wohne in Meerssen, der Heimat von Erik Meijer, in der Nähe von Maastricht.
Wenn man meinen Namen Googlet kan man denken das ich ein Dobbelleben lebe. Während des Tages als Archivinspector beim Provinz Noord-Brabant und Nachts als dance-producer und DJ in Berlin.

Leider bin ich nur das erste.

Bevor ich weiter gehe, noch eine Bemerkung über mein Deutsch. Mein passieves Deutsch ist sehr gut. Ich verstehe alles was Sie sagen.
Da muss ich Peter, der Maus und Samson und einige Jahren später auch Falco, Nena und Die Ärzte für danken.
Jetzt wissen sie auch ungefähr wie alt ich bin...
Mein actieves Deutsch, das sprechen, ist nicht so gut. Aber ich hab mich entschlossen das hier auf Ihnen zu uben.
Das ich Deutsch rede bedeutet aber auch das ich mein Referaat gans ausgeschrieben habe. Das bin ich nicht gewohnd aber, aus dem Kopf reden war mir zu Riskant. Es bedeutet auch das ich eventuelle Fragen warscheinlich nicht in Deutsch aber in Englisch werd beantworten.

Also, loss gehts...

Ich werde Ihnen erzählen uber zwei oder drei Beispielen von Niederländische Behörde die social media anwenden. Die frage ist jedes Mahl: sind es Unterlagen und muß die Behörde sie deswegen speichern und verwalten? Es ist nicht meine Absicht technoligische oder organisatorische Lösungen zu beschreiben. Ich will diese zwanzig Minuten einfach nur Fragen stellen.

Das erste Beispiel ist über einen Blog.
Meet Edwin.
Edwin arbeitete in 2005 bei dem Zeeuwse Bibliotheek in Middelburg als er das Blog zbdigitaal.blogspot.com begann. Der Zweck des Blogs war es, Kollegen zu informieren über neue digitale Entwicklungen. Und da das Intranet nicht angemessen war, trat er in de Öffentlichkeit auf Blogspot.com.
In sein ersten Beitrag schrieb er „Ein besuch an der DE Konferenz gab Anlass zu diesem vorübergehenden Blog." Beachten sie das Wort "vorübergehend".
In Dezember 2006 werden die Vereinbarungen formalisiert und seitdem ist blogging auch arbeit für Edwin. Zbdigitaal.blogspot.com wird in kurzer Zeit sehr beliebt. Edwin schreibt viel, viel Leute reagieren und ZBdigitaal ist das beste und einflussreichste blog in der Niederländischer Bibliothek-Szene.
Knapp zwei Jahren später, in Mai 2008 ändert sich die Web-Adresse von Zbdigitaal.blogspot.com in zbdigitaal.nl. Wie man hier kan sehen, hat Edwin die Adresse in seinem Namen registriert und nicht in Namen von Zeeuwse Bibliotheek. Damit ist die Adresse sein Eigentums.
Wieder zwei Jahren später ist zbdigitaal.nl „Tijdelijk gesloten“: Vorübergehend geschlossen. Zuvor schrieb Edwin jeden Tag mehrere Stücke, jetzt erschien einige Wochen kein einzel Stuck...
Und dan kehm die letzte große Änderung.  Einen Monat später, rief die Website plötzlich  edwinmijnsbergen.nl statt zbdigitaal.nl.
Edwin hatte die Zeeuwse Bibliothek verlassen und war als unabhängiger Berater gestartet.
Und die Website? Die hat Edwin ganz „mitgenommen“ und die Inhalte sieht er als sein Eigentum.
Aber ist das nicht Eigentum – und Archive – des Bibliotheks?
Leider ist es jetzt zu spät: Edwin ist weg, der Blog steht auf sein Google-user und die Webadresse ist sein Eigentum.

Das zweite Beispiel: Schwerre Unfälle und Katastrophen
In Mai 2010 wurde "Twitter in Crisiscommunicatie" - Twitter in Krisenkommunikation veröffentlicht. In diesem Bericht schrieb, der COT, eine renommierte niederländische Institut für Sicherheit und Krisenmanagement, über den Einsatz von Social Media in der Krise. Der COT kommt zu dem Schluss, dass Twitter ein geeignetes Instrument ist für die Krisenkommunikation weil es die Anforderungen des Krisenkommunikation erfüllt.
Twitter ist offen und schnell;
Twitter kan nützlich sein während verschiedenen Arten von Krisen: fast-burning, long-shadow, cathartic en slow-burning; (Ich weis auch nicht ganz was das bedeutet, aber es hört sich gut an...)
Twitter und anderen sozialen Medien erreichen im Vergleich zu anderen Krisenkommunikationswerkzeuge ein breites Publikum.

Aus diesem Grund ist es nicht erstaunlich, dass die Gemeinde Moerdijk am 5. Januar 2011 Twitter verwendet, um  Seine Bewohner zu informieren über das große Feuer im Industriegebiet.

Aber jetzt wird es interessant.
Wenn der COT seine Forschungs veröffentlichte, gilt de „Wet rampen en zware ongevallen“ - das Gesetz Katastrophen und schwere Unfälle. Heute ist das Gesetzt in wesentliche Pünkten geändert, aber wass Ich jetzt erzähle gilt noch immer. Einer der Grundsätze des Gesetztes – und des Katastrophenmanagements – ist, dass die Art und Weise in der die Katastrophe adressiert worden is, ansließend analysiert kan werden.
Und dann sind die Nachrichten über Twitter oder Facebook natürlich auch notwendig. Damit sind das sicher Unterlagen und müssen sie rechtzeitig und zuverlässig gespeichert werden.

Und da ich nog ein wenig Zeit habe, ein weiteres Beispiel. Eine Zugabe, sozusagen.
Die heutigen Gesellschaft ist zu einem großen Teil auf Social-Media eingestellt. Das bedeutet dass es speichern von Facebook und Twitter-nachrichten notwendig ist für ein kompletter Bild des heutigen Zeit.
Aber, es bedeutet auch das die Behörden ein immer großere Rolle spielen in Soziale Netzwerke.
Hier sehen Sie ein Artikel aus eine Niederlandische Zeitung über der “Facebook-Gruppe” des Limburgse Polizei.
Dieser Gruppe verwendet Facebook sehr intensiv: für es informieren von Bürger, für die Verhinderung von Verbrechen und auch für den Nachweis der Täter. Ein Zitat von einen Polizist aus die Zeitung:
“ Wir suchten schon für einen Monat einem Wiederholungstäter. Jemand, der 45 Straftaten auf seinen Namen hatte: von Raubüberfälle bis Betrug. Eineinhalb Tag, nachdem wir seine Beschreibung auf Facebook und Twitter gesetzt hatte, waren wir in der Lage, diesen Kerl zu verhaften.“
Ich denk dass diese Meldungen - oder anders gesagt, der Timeline - Unterlagen sind. Sie enthalten wichtige Informationen, die später warscheinlich auch noch benötigt sind, und deshalb gut gespeichert werden müssen.

Das bringt mich zu meiner Abschluss.
Im Twitter-interview wurde mir gefragt ob eGovernment und Web 2.0 einen Fluch oder eine Segen sind. Das Antwort is natürlich:
Das ist egal. eGovernment ist da, also wir mussen etwas damit tun!

Am 28sten Februar beschrieb Bastian Gillner auf dem Archive20-blog drei Gründe für Archive zu bloggen:
Um wahrgenommen zu werden
Um digital sprachfächig zu sein
Um für die Zukunft geröstet zu sein.
Aber es gibt ein sehr wichtigen vierten Grund:
Um zu üben mit die Archiverung von Social Media.
Die Twitter-Nachrichten, Blogs oder Facebook Timeline eines Archivs, sind fielleicht nicht Archivwurtig. Aber wenn die Behörde Social Media anwenden bei der Erfullung Ihrer Aufgaben, dan ist das wahrscheinlich anders. Und dan müssen Archive wissen a6f welcher Weise Tweets, der Facebook-Timeline oder Blogs am besten archiviert werden können.

Das größte Risiko ist nicht nach zu denken!

Danke.

zondag 30 maart 2014

Schaduwarchieven in de oorlog

Aanloop naar de Tweede Wereldoorlog. Dr. H.M. Hirschfeld, Directeur Generaal Han…
Aanloop naar de Tweede Wereldoorlog.
Dr. H.M. Hirschfeld, Directeur Generaal Handel en Nijverheid
van het departement van Economische Zaken. Nederland, 1932.
Aan het begin van dit jaar schreef ik dat de Nederlandse regering vlak na de Tweede Wereldoorlog, in 1948, begon met het aanleggen van schaduwarchieven. Het doel daarvan was "het verzamelen en in veiligheid brengen van alle gegevens, die voor de totale oorlogvoering van het Rijk der Nederlanden van belang kunnen zijn bij eventueel plaatsvindende acties en operaties op het grondgebied van het rijk in Europa."

Ik was dan ook een beetje verbaasd toen ik in het archief van Economische Zaken een dossier uit 1944 tegenkwam met als titel: Stukken betreffende instructie van overheidsdiensten omtrent de aanleg van schaduwarchieven, ter beveiliging van administratieve gegevens.
Het dossiertje bestaat enkel uit een circulaire die eind juni 1944 door de Secretaris-Generaal Hans Hirschfeld van het Ministerie van Handel, Nijverheid en Scheepvaart is gestuurd naar de "Directeuren van de Rijksbureaux voor Handel en Nijverheid."
Zowel over Hirschfeld als over de Rijksbureaus valt het een en ander te vertellen, maar ik beperk me nu even tot een paar hoofdlijnen. De Rijksbureaus waren voor de oorlog opgericht met als doel te zorgen voor een doelmatige distributie van grondstoffen. De bureaus waren, zoals Henny van Schie schrijft, "georganiseerd naar grondstofcriterium" en ressorteerden onder de Minister van Economische Zaken. De taken van de Rijksbureaus waren:

  • Inschrijving van ondernemingen
  • Enquêtering.
  • Verstrekken van vergunningen.
  • Heffen van bijdragen en consentgelden.
  • Uitoefenen van controle
  • Toezicht op prijsvorming en prijsbeheersing.
  • Opleggen van strafmaatregelen.
  • Behandeling van speciale opdrachten.
  • Behandeling van klachten.
  • Bemoeienis met in- en uitvoer
  • Vorderen van voorraden.

Hirschfeld schreef in 1944 aan de directeuren van deze Rijksbureaus dat er al heel wat maatregelen getroffen waren voor de beveiliging van administratieve gegevens tegen oorlogsgeweld, maar dat dat helaas niet altijd afdoende bleek te zijn geweest.
Ik verzoek U derhalve, voorzoover zulks nog niet is geschied, voor Uw Bureau ten spoedigste de gegevens, die het eerst en het meest noodzakelijk zijn voor reconstructie van een door molest verloren gegane administratie, in een z.g. schaduwarchief, bij voorkeur buiten de eigen gemeente, onder te brengen.
In de eerste plaats is hierbij gedacht aan adreslijsten der ingeschrevenen, de basisopgaven, de laatste mutatiestaten, de copieën van essentieële correspondentie en overige belangrijke stukken, welke niet op korten termijn door bij andere instanties berustende gegevens kunnen worden vervangen, resp. daaruit opnieuw worden samengesteld.
In de brochure wordt uitgelegd dat het onmogelijk is om de gehele administratie door "verspreiding" en "versterking" veilig te stellen. Daarom is een "zekere selectie van gegevens en/of documenten" noodzakelijk.
Opvallend is dat in de circulaire heel concreet en gedetailleerd uitgelegd wordt hoe de schaduwarchieven gemaakt moeten worden. Al snap ik helemaal niets van sommige passages:
De adressen der ondernemingen, die wegens stillegging van het bedrijf of om andere redenen tijdelijk dispensatie hebben verkregen t.a.v. de wettelijke verplichting tot het inzenden van voorraad (mutatie-) opgaven, als die der overige, nog werkzame, ingeschreven, kunnen met de adresseermachine worden afgedrukt van één of meer volledige adresbanden op aparte papierstroken of -lijsten.
Daarna kunnen de oude en nieuwe mutatiebanden naast elkander worden ingeplakt in een mutatieboek, dat feitelijk de chronologische ingang vormt tot de eigenlijke inschrijvingskartotheek. Hiertoe worden allereerst de nieuwe adresplaatjes op nummer of alphabetisch gerangschikt, d.w.z. op dezelfde wijze als de groote verzameling, en daarna in deze volgorde op een papierband afgedrukt. Vervolgens worden de nieuwe plaatjes in de groote verzameling tusschengevoegd en tegelijkertijd de oude eruit verwijderd en deze op een afzonderlijke papierband afgedrukt, alles in volgorde van de rangschikking en in duplo. Tenslotte worden beide papierbanden, de oude mutatieband b.v. link en de nieuwe rechts, naast elkaar in het mutatieboek geplakt, zoodanig, dat het oude en het nieuwe adres van een bepaalde relatie steeds naast elkaar komen te staan. Bij nieuwe inschrijvingen ontstaat dan een open plek (of breuk) in de oude mutatieband, en bij schrapping hetzelfde in de nieuwe mutatieband. Bij de reconstructie moeten de laatste mutaties het eerst worden aangebracht en gemerkt i.v.m. de mogelijkheid van dubbele mutaties. Het spreekt vanzelf, dat bovendien het bewaren van de adresplaatjes in een kluis of betonnen kelder te allen tijde is aan te bevelen.
Als je het snapt, zal het wel duidelijk zijn.

De rest van de circulaire is minder crypisch voor de tegenwoordige lezer en is eigenlijk elementaire informatiebeveiliging: zorg dat je je back-ups regelmatig maakt en bewaar ze zo ver mogelijk uit elkaar op een veilige plek. Al gaat het hierbij nadrukkelijk om bewaring binnen Nederland:
De gebouwen waarin de schaduwarchieven en de origineele administratie zijn ondergebracht, moeten ten minste 400 meter van elkaar verwijderd zijn. In verband met de mogelijkheden van branduitbreiding over dicht bebouwde oppervlakten, zou het evenwel aanbeveling verdienen om de schaduwarchieven nog verder uiteen en bij voorkeur naar het platteland over te brengen.
In zijn begeleidend schrijven vraagt Hirschfeld de directeuren om hen te informeren over de maatregelen die de bureaus genomen hebben. Daarover is in dit dossier niets te vinden, maar ik moet nog wat uitgebreider zoeken. Het zou natuurlijk ook kunnen dat de directeuren na de zomer van 1944 wel wat anders aan hun hoofd hadden en geen aanvullende maatregelen hebben getroffen.

Gerelateerd
Schaduwarchieven: kopieën van waardevolle oude archieven
Schaduwarchieven: "Uitsluitend bestemd voor gebruik in geval van oorlog"

Bronnen
NL-HaNA, EZ / Centraal Archief, 2.06.087, inv.nr. 41
H.A.J. van Schie, De Rijksbureaus voor Handel en Nijverheid 1939 - 1955. Nationaal Archief, Den Haag 1996

Plaatje
Via Gahetna.nl

woensdag 26 maart 2014

Een mijn vol dossiers en 600 "mijnwerkers"

Als je denkt dat de Nederlandse overheid een probleem heeft met papieren dossiers, dan moet je dit artikel toch eens lezen. Het gaat over de dossiers van Amerikaanse gepensioneerde federale ambtenaren die bewaard worden in Boyers, Pensylvania.In een oude kalksteenmijn zitten daar 600 mensen papier te schuiven, bestanden te printen en die papieren documenten weer te scannen.
Het gaat hierbij niet om geheime dossiers in een geheime bunker, maar om de pensioenaanvragen van alle federale ambtenaren. Deze mijn was in de jaren zestig een van de weinige plekken die groot genoeg was om de grote hoeveelheid dossiers te herbergen. En eigenlijk werken die 600 mensen nog altijd alsof het 1980 is.
Lees de infographic die The Washington Post maakte en huiver:
Op dit moment duurt de verwerking van een pensioensaanvraag gemiddeld 61 dagen. Zo lang duurde het ook in 1977. Maar drie jaar geleden duurde het nog 133 dagen! Op dit moment zijn blijkbaar meer dan 22.000 aanvragen in behandeling.
De krant schrijft dat de Amerikaanse regering de afgelopen dertig jaar al drie keer geprobeerd heeft om dit proces te versnellen (door het te digitaliseren), maar alle drie de pogingen zijn mislukt en kosten bij elkaar meer dan $125 miljoen dolllar!

Heb je Alle namen van José Saramago gelezen? Dat, maar dan in het echt (en misschien wel in het kwadraat).

Over die "facility" valt nog wel meer te vertellen.
Volgens The Washington Post is de mijn eigendom van Iron Mountain en ik denk dat je op het plaatje hierboven de parkeerplaats en ingang ziet. Althans, als ik Google Maps mag geloven.
Maar Edwin, die eergisteren op dit artikel attendeerde, schreef eerder ook al over een depot van Iron Mountain in Boyers. Dat is echter een heel zwaar beveiligde bunker waar Corbis/Bill Gates het Bettman-archief bewaren. Is dat dezelfde plek?
En dan is er ook nog "Room 48, an experiment in data center energy efficiency", ook van Iron Mountain, ook in een berg in de buurt van Boyers.
Eerst dacht ik dat het verschillende mijnen waren, maar ondertussen denk ik dat het een heel groot complex is. Want iedere keer kom ik uit bij het adres van het plaatje hierboven. Als je zoekt op Iron Mountain in Boyers, als je zoekt op "office of personnel management boyers pa" en ook het adres van National Underground Storage, de voormalige eigenaar van de berg waarin Room 48 ligt, ligt daar.
En hier zegt iemand:
One of the most secure Iron Mountain facilities is located two hundred feet under Boyers, Pennsylvania. 2,700 employees work in the 130-acre underground vault which has its own restaurant, fire truck, water treatment plant and backup power infrastructure. (...) Today, the United States Office of Personnel Management and the United States Patent and Trademark Office both maintain some of their most highly-sensitive documents there. The Corbis Corporation, a company owned by software billionaire Bill Gates that licenses the rights to more than 100 million images and 500,000 video clips, also stores their entire collection of originals at the Boyers, PA underground site.
En daar staat trouwens ook deze indrukwekkende foto bij:

Maar aan de andere kant, schrijft de Washington Post over de "catering" in de mijn:
Food must be brought in from outside, because you can’t have an open flame in a mine. So there is a pizza guy, with a security clearance, who arrives every day at 11:30 a.m. Another vendor, Randy Armagost, trucks in hot lunches and an assortment of at least four deep-fried items every day.
Maar hier lees ik dan weer:
The Underground, as the mine is called by employees, has its own cafe and a fire department with three engines. Like the other 2,700 workers here, Doughty traverses miles of roadways and tunnels in golf carts. Iron Mountain employs just 155 people in The Underground, the rest work for companies renting space in the facility.
Zoals Edwin zou zeggen: "Vage Sannie!"

Gerelateerd
Doc-Direkt en de magische achterstanden

zondag 23 maart 2014

Schaduwarchieven: het collectief veiligstellen van cultureel erfgoed

Tijdens de vierde Algemene Vergadering van de Unesco in november 1949 in Parijs is een van de resoluties:
6.14Reproduction of Material of Cultural Importance
6.141To invite Member States to draw up lists of existing photographic archives consisting of works of a cultural character (artistic, historic, scientific or documentary) whether movable or immovable and to complete such archives wherever they lack particularly representative works of which no satisfactory reproduction exists;
6.142To encourage the exchange of lists of photographic archives and reproductions between Member States;
6.143To encourage the establishment of a certain number of repositories in which a series of reproductions of the most representative and the most vulnerable works might be assembled;
Het ging hierbij nadrukkelijk niet alleen om reproducties van museumstukken, maar ook van historische gebouwen en werken die bewaard worden in gemeentehuizen, kerken, bibliotheken en archiefdiensten.

Jaime Torres Bodet, van 1948 tot 1952 directeur-generaal van de Unesco, vroeg de International Council of Museums (ICOM) om advies over de manier waarop deze resolutie uitgevoerd kon worden en welke landen bereid zouden zijn om de fotografische reproducties van meerdere landen te beheren. De ICOM adviseerde onder andere om zo snel mogelijk bewaarplaatsen in enkele landen in te richten en dat de reproducties het best in de vorm van microfilms konden worden gemaakt, eventueel aangevuld met papieren afdrukken indien microfilms niet mogelijk waren. De vier landen die volgens de ICOM het meest geschikt waren voor het inrichten van bewaarplaatsen waren Australië, het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten en - heel opvallend - Polen.
Het zijn dan ook deze vier landen die Bodet in november 1950 aanschrijft:
As Unesco has not the necessary funds to make financial contribution to the execution of this scheme, I have the honour to ask you whether your government would be prepared to place at the disposal of Unesco's Member States, free of charge, an area approximately 5 to 10 cubic metres in a shelter, either existing or to be built, providing safety from the dangers of damp, fire, theft or bombardment, in which microfilms transmitted to you by Member States for the purpose might be stored.
Bodet stuurt alle Unesco-lidstaten een afschrift van die brief waarin hij het belang van het reproduceren van cultureel erfgoed nog eens benadrukt. De ambtelijke reacties op deze brief zijn heel terughoudend:
De gedachte van U.N.E.S.C.O is natuurlijk zeer aantrekkelijk maar zal niet zo gemakkelijk zijn uit te voeren. Daarvoor is tijd en geld nodig. Vooral aan het laatste ontbreekt het.
De ambtenaren verwijzen naar het te verwachten rapport van de Rijkscommissie voor de bescherming van kunstschatten tegen oorlogsgevaar en dat is ook de officiële reactie van de minister. Uit het boek van Traa bleek die commissie vooral adviseerde in het hele land allerlei bunkers aan te wijzen om kunstwerken veilig te stellen.

Begin 1952 laat Bodet aan alle Unesco-leden weten dat Australië, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten te kennen hebben gegeven dat ze zullen meewerken aan de uitwerking van resolutie 6.143. In de VS was de Library of Congress bereid de reproducties van andere landen te bewaren op dezelfde manier als ze hun eigen microfilms bewaarden en in Engeland en Australië werd druk nagedacht over de aanpassingen die aan de bewaarplaatsen gedaan moeten worden.
Opvallend is dat iemand in de marge van deze brief heeft genoteerd dat het voorstel van de Unesco niet over archieven gaat:

Ik heb verder de indruk dat de Nederlandse regering niet op dit voorstel van de Unesco is ingegaan. In het dossier van OKW komen over dit onderwerp geen stukken meer voor.

Misschien is dat hele Unesco-plan van die drie (of vier) bewaarplaatsen helemaal niet doorgegaan. Maar om dat uit te zoeken, zou ik naar Parijs moeten.

Bronnen
NL-HaNA, OCW / Oudheidkunde en Natuurbescherming, 2.14.73, inv.nr. 182
Unesco, FR PUNES AG 4-4 C, 4th General conference, Paris

Plaatje
Schets van ICOM voor de standaardkisten waar de microfilms in bewaard zouden moeten worden

Gerelateerd
Schaduwarchieven: kopieën van waardevolle oude archieven
Schaduwarchieven: "De Russen komen!" Een intermezzo