maandag 3 augustus 2015

Gastblog: Joost luistert en schrijft #ICHORA7 - dag 1


Sinds 2003 vindt gemiddeld eens in de twee jaar het ‘International Conference on the History of Records and Archives’ (I-CHORA) plaats: een congres waarin onderzoekers hun werk presenteren dat te maken heeft met archieven of archiefbeheer, om vervolgens te worden overladen met vragen vanuit het publiek. Voor de zevende editie is I-CHORA op 29-31 juli neergestreken in het Stadsarchief Amsterdam. Als congrescorrespondent voor Ingmar bladert en schrijft mocht ik verslag doen. De vorige I-CHORA in Amsterdam was in 2005, andere steden waren Boston, Austin, Toronto, Londen en Perth – dus de kans dat het de volgende keer in Nederland plaatsvindt is niet erg groot... Vreemd was ook dat er opvallend weinig Nederlanders aanwezig waren, terwijl de deelnemers van over de hele westerse wereld leken te komen (en een paar uit Iran).
Ik ga hier niet alle 28 lezingen behandelen, maar een keuze hieruit. Het volledige programma met teksten kun je terugvinden op de I-CHORA website. En als je er wel bij was en een lezing of onderwerp hier mist, gebruik dan vooral de ‘Reageer’-knop onderaan!

Dag één, 29 juli
Na de aftrap ging Elizabeth Shepherd (o.a. co-auteur van een standaard werk en onderzoeker naar de openbaarheid van informatie in Groot Brittannië) in op de onzichtbare rol van vrouwen in de geschiedenis van het vakgebied van archivistiek en informatiebeheer. Als er überhaupt al iets geschreven is over mensen uit ons werkveld, dan zijn dit vrijwel uitsluitend mannen... (De geschiedschrijving over ons vakgebied zal daar overigens bepaald niet uniek in zijn.) Vrouwen hebben echter een belangrijke rol gespeeld in de archivistiek. Een voorbeeld dat Shepherd onderzoekt is het vrouwelijke aandeel in de zogenaamde ‘records agents’ in Engeland in het interbellum. ‘Records agents’ waren zzp’ers en een soort van kruising tussen DIV’ers, informatiebeheer adviseurs en archiefonderzoekers. Veelal vrouwen dus, en Shepherd pikte er een paar uit voor biografieën.

De lezing van Jennifer Douglas ging in op de rol van foto’s van overleden mensen als bewijsstuk en de rol daarvan in het rouwproces, dit naar aanleiding van de miskraam van haar eigen dochter en het aanbod van het ziekenhuis om een foto te maken ter herinnering. Dat vond ze maar een raar idee... Maar er bleek een hele wereld achter te schuilen, vooral tijdens de 19e eeuw. Dus is ze dit fenomeen gaan onderzoeken. Destijds toonden de foto’s o.a. aan dat het kind daadwerkelijk had bestaan en ging het alsnog voor langere tijd deel uitmaken van het gezin. Er zijn ook nu nog hele websites aan gewijd. Als je het verhaal zo beluistert ga je ook in een andere context over selfies en Facebookpagina’s nadenken... Wat als de maker van een selfie overlijdt? Welke waarde krijgt zo’n foto dan voor de nabestaanden? En zou dat gevolgen moeten hebben voor het bedrijf dat die foto’s beheert?

Anne Gilliland behandelde de geschiedenis van het eiland Goli Otok, een van de gevangenissen in Kroatië onder het Tito regime. Het dient nu als een van de objecten die symbool staan voor de geschiedenis van Kroatië vanaf de jaren veertig. Tegenwoordig is het een voorbeeld van plaatsen voor zogenaamd ‘dark tourism’: een plek waar je jezelf in het cachot op de foto kunt laten zetten en daarna een frietje eten. Gililand behandelde de archieven die met het eiland te maken hebben, maar ook hun relatie tot het eiland als historisch object. Wat zegt het object zelf over de archieven, of vooral over de onderdelen die later blijken te ontbreken?

Theo Thomassen. Foto door Vincent Robijn
Theo Thomassen besprak zijn promotieonderzoek naar het archief van de Staten Generaal, waar onlangs de handelsversie van is verschenen. Specifieker ging hij in op de vraag of hij de archivistische methode voor dit archief kon gebruiken: het analyseren van het archief aan de hand van de ‘functies’ of ‘werkprocessen’ van de organisatie. Dat lukte voor een groot deel niet. Destijds was er ook al sprake van ‘multiple provenance’: het archief van de Staten Generaal zoals het nu bestaat komt eigenlijk al voort uit een ketenproces. Bovendien is het een archief dat zijn structuur heeft gekregen door het proces van machtsuitoefening: in de structuur zien we niet de wereld terug zoals die eruit zag, maar zoals de Staten wilden dat die eruit zou zien. Dit zal niet het enige archief zijn waarbij dat het geval is: denk aan archieven waarbij onderdelen bewust zijn weggelaten of later verwijderd. Een paar voorbeelden zullen ook hier langs komen.
Elizabeth Mullins behandelde het archiefbeheer bij de congregatie van de Sisters of Mercy, als casusstudie voor religieuze organisaties in Ierland in de 20e eeuw. En daar werd me wat afgearchiveerd... Recordkeeping was hier ook een overduidelijk machtsmiddel om de status quo te handhaven. Bij de congregatie was een regel of afspraak pas geldig als die werd opgeschreven, en ook nog eens door een hooggeplaatste persoon. Daardoor kon de macht binnen een congregatie ook centraal gehouden worden, tegenover zowel de nonnen als de kinderen die in de congregatie waren gehuisvest. Vreemd genoeg waren de voorschriften voor archiefbeheer kennelijk niet erg duidelijk, waardoor veel informatie verloren is gegaan. (Of misschien bestonden er wel verbale instructies, en waren die over archiefbeheer héél expliciet...) Aan een aantal dossiers van kinderen kun je wel nog zien hoe er o.a. met strafmaatregelen werd omgesprongen. Die dossiers waren weer een waardevolle bron voor het zogeheten Ryan Report uit 2009, kort gezegd de Ierse tegenhanger van de Commissie Deetman.

De slotlezing van Eric Ketelaar op dag één ging naast het archief van Rembrandt in op een hoop zaken, maar vooral op de begrippen ‘archival consciousness’ en ‘archival negativism’. Dat laatste duidt op de ontmoediging (door cultuur of organisatie) om informatie als archief vast te leggen en te bewaren – of juist de vernietiging ervan te stimuleren. Hij haalde daarvoor Derrida’s Archive fever aan (zie o.a. hier), maar stelde dat in deze context Derrida juist niet gaat over het bewaren van archieven; integendeel, het gaat eigenlijk over het vernietigen ervan. We zullen er vast nog wel een vervolgartikel over zien.

Morgen de tweede dag, onder andere over wat een archief is en over de Ethische Code.

Joost van Koutrik werkt bij het Utrechts Archief en twittert ook nog wel eens.

woensdag 15 juli 2015

WhatsApp en archivering

Hoge vlammen vanuit unit 4800. Bron: Marcel Otterspeer/het fotobureau/Hollandse Hoogte
Sinds een paar weken kun je met het BHIC WhatsAppen. Hoe fantastisch ik dat ook vind, daar gaat het nu niet over. Het gaat over een ander stokpaardje:

WhatsApp-berichten kunnen archiefstukken zijn, die nodig zijn om het handelen van de overheid te reconstrueren!

Vorig jaar vonden er bij Shell in Moerdijk twee zware explosies plaats, gevolgd door een grote brand. De explosies waren tot op 20 kilometer afstand te horen en onderdelen van de geëxplodeerde installatie werden tot 800 meter weggeslingerd. Twee werknemers raakten gewond. De Onderzoeksraad voor Veiligheid heeft onderzoek gedaan naar dit voorval.
En dit citaat komt uit het rapport van de OVV:
Naast de centrale manier van werken in het LCMS*, maakten verschillende crisisteams gebruik van WhatsApp. Ze maakten specifieke 'groepen' aan en deelden tijdens de inzet onderling informatie. Deze informatie was daarmee geen onderdeel van het informatiesysteem. Hierdoor kon het niet bijdragen aan het interregionale informatiebeeld.
(pagina 82)
En de OVV ziet het gebruik van WhatsApp als een aandachtspunt, omdat
het mogelijk voor een parallel systeem naast het LCMS zorgt en het systeem op momenten vervangt. De status van informatie via WhatsApp is lastig te duiden, veelal niet vastgelegd en niet meer na te gaan. Er dient hiervoor aandacht te zijn, vooral daar waar mensen geen gebruik (kunnen) maken van LCMS. De Onderzoeksraad ziet hierin een duidelijk nadeel en dat is het ontbreken van de regie hierop vanuit de hoofdstructuur.
(pagina 82)
Interessant hè?
En daar komt dan die circulaire uit het begin van deze eeuw, nog bij...

*LCMS staat voor Landelijk CrisisManagement Systeem "een operationeel informatiesysteem waarin basisinformatie van alle bestrijdingsprocessen geregistreerd staat. Het gaat om informatie over de aard en omvang van een incident, de effecten, de wijze van bestrijden en de bestrijdingsmiddelen die aanwezig zijn of nog komen."
Een tijdje geleden was het in het nieuws, omdat een Brabander het wachtwoord voor het systeem via Google achterhaald had.
Het LCMS wordt beheerd door het Instituut Fysieke Veiligheid, maar ik heb geen idee hoe de archivering geregeld is. Is eigenlijk ook wel interessant om eens uit te zoeken, hè.

Gerelateerd
Twitter, crisis-communicatie en archiveren

maandag 22 juni 2015

Klokkenluidersbrieven

Afgelopen week was er - ook onder archivarissen - enige commotie over de manier waarop de griffies en de Voorzitter van de Tweede Kamer omgingen met anonieme klokkenluidersbrieven: die werden namelijk niet geregistreerd, maar meteen door de shredder gegooid. Nieuwsuur berichtte hierover naar aanleiding van een klokkenluidersbrief over het "bonnetje van Teeven" die naar de Voorzitter van de Tweede Kamer zou zijn gestuurd. "Zou zijn gestuurd" omdat Nieuwsuur er niet in geslaagd is om te achterhalen of het briefje wel verstuurd is en of het daarna ook bij de Tweede Kamer is ontvangen. (Interessant is trouwens ook dat ze wel hebben ontdekt dat delen van de brief waar zijn, maar ook dat er fouten in het briefje staan).
Naar aanleiding van de vragen van Nieuwsuur heeft de Voorzitter van de Tweede Kamer, die hier eigenlijk helemaal niet over gaat, aangezien dit een bevoegdheid van de griffier en zijn ambtenaren is, aangegeven dat de procedure aangepast zal worden.
En, wonder boven wonder, de Haagse postzegel is te klein en met name de kamervoorzitter moet het ontgelden. Het is haar schuld dat die brieven niet geregistreerd worden. 

Natuurlijk mengen ook allerlei archivarissen zich in het (twitter)-debat. De ene, en dat is niet de minste, dus hij zal wel gelijk hebben, is er van overtuigd dat er in strijd met de Archiefwet is gehandeld, de andere zoekt naar een categorie in een selectielijst waar de brieven onder zouden vallen en de derde verwijst naar het Wetboek van Strafrecht.
Het zal allemaal wel. Ik voel me om twee redenen heel ongemakkelijk bij de discussie.

Want waar hebben we het hier over? In haar reactie legt de Voorzitter van de Tweede Kamer de werkwijze, naar mijn idee, helder uit:
Wat voor de hele organisatie geldt, is dat anonieme brieven in algemene zin niet in behandeling worden genomen. Bij de Griffie plenair en de Griffies Commissies en op het secretariaat van Voorzitter en Griffier worden anonieme brieven op hoofdlijnen ‘gescand’ op de inhoud. Bij de Griffies worden de brieven vervolgens enige tijd bewaard, maar niet formeel gearchiveerd. Bij het secretariaat van de Voorzitter en de Griffier worden de brieven na de globale ‘scan’ doorgaans vernietigd. Brieven waarvan het dreigend karakter wordt onderkend, worden in handen gesteld van de Beveiligingsambtenaar, waarna deze voor eventuele follow up zorg draagt.
Met andere woorden, de brieven worden gelezen en geïnterpreteerd. Kunnen ze er niets mee, dan gooien ze ze - na korte of langere tijd - weg. Staan er dreigementen in, dan worden de brieven nader onderzocht. En alles bij elkaar gaat het om "niet meer dan enkele tientallen" brieven per jaar.

Natuurlijk het zou een kleine moeite zijn om dat kleine aantal brieven ook te registreren, maar blijkbaar heeft de Tweede Kamer daar al jarenlang een aparte - min of meer weloverwogen - procedure voor.
Kwestie van risicowaardering en risicoanalyse, lijkt me.
De afgelopen jaren blijkt er eigenlijk ook geen probleem te zijn geweest. De Expertgroep Klokkenluiders kende de procedure niet, omdat nog geen enkele klokkenluider heeft aangegeven dat de anonieme brief die hij naar de Tweede Kamer had gestuurd, was genegeerd. Tja...

En volgens mij hebben we wel "a bigger fish to fry" dan die tientallen anonieme brieven per jaar, of laten het er tien, nee honderd keer zo veel zijn, die niet geregistreerd en gearchiveerd worden. Die vallen namelijk in het niet bij die vermoedelijk duizenden digitale archiefstukken die, ook bij de Tweede Kamer, niet of nauwelijks gearchiveerd worden: e-mails, webpagina's, powerpoint-presentaties, financiële administraties of agenda's.
Dat is een veel groter probleem dan die schamele twee dozijn briefjes.

De tweede reden waarom ik moeite heb met dit alles, is de onredelijke afrekening die nu bezig is.
Iets gaat al jaren op een  bepaalde manier, een journalist vraagt of dat nou zo handig is en degene die bevraagd wordt zegt: "Nee, dat gaan we anders doen."
En dan zegt niemand: "Goed dat je dit aanpakt, laat ons weten wat de nieuwe werkwijze wordt." Nee, integendeel zelfs, het oplossen van een probleem als een probleem gezien, omdat er geen excuses worden aangeboden!

Dit opportunisme is heel contra-productief om precies dezelfde reden die de Klokkenluider-expert noemt: de animo om "fouten" publiekelijk te verbeteren wordt zo wel heel klein wordt. Voor je het weet, kost het je kop.
En dat terwijl een onderdeel van risicoanalyses en het (beruchte) kwaliteitssysteem uit de Archiefregeling toch ook het continu verbeteren van afwegingen, werkwijzes en procedures is.

Maar, misschien zie ik iets over het hoofd...

zaterdag 6 juni 2015

De ARRA herinnerd: 9 minuten Nederlandse computergeschiedenis

Google maakte een prachtige korte documentaire over ARRA II, de eerste Nederlandse computer die eind jaren veertig, begin jaren vijftig in Nederland gebouwd is.
Ik schreef al eerder over een andere Nederlandse computer. (En ik heb het boek van Cordula Rooijendijk ook weer terug. Ik had het inderdaad aan iemand uitgeleend.)

Gerelateerd
Vrouwen, computers en het wonder van Amsterdam
40 jaar geleden bedacht: de Xerox Alto
ENIAC in 1946 en het internet in 1969

donderdag 19 juni 2014

maandag 19 mei 2014

Gelezen: Ruth Belville. The Greenwich Time Lady van David Rooney

Afgelopen woensdagochtend kwamen wij er om vijf over zeven achter dat het al vijf over acht was. De klok op de slaapkamer had 's nachts blijkbaar een uur "gemist", waardoor we nog maar een klein kwartiertje hadden om twee kinderen gekleed en gevoed naar school te krijgen. (Wat trouwens gelukt is.)
Als mijn wereldbeeld ook maar enigszins magisch was, zou ik hebben gedacht dat er meer aan de hand was dan enkel een raar technisch mankement. Naast de klok op het nachtkastje lag namelijk al de hele week het boek Ruth Belville. The Greenwich Time Lady van David Rooney. Daarin beschrijft Rooney hoe tussen 1836 en 1940 in Londen de juiste tijd werd vastgesteld en verspreid.
Dat is een fascinerend verhaal, vooral omdat Rooney heel mooi laat zien - dat is ook zijn centrale uitgangspunt - dat nieuwe technieken niet van het ene op het andere moment oude maar vertrouwde technieken vervangen.
Hoofdpersonen uit het boek zijn Ruth Belville en haar ouders John en Maria Belville. Met zijn drieën "verspreiden" zij meer dan honderd jaar de precieze Greenwich Mean Time onder handelaars en klokkenmakers in Londen. Iedere maandagochtend lieten zij hun uiterst precieze chronometer door de techneuten van de Royal Observatory ijken en certificeren. Daarna reisden ze door de stad om bij hun abonnees de precieze tijd af te leveren.
Een andere chronometer van John Arnold.
De chronometer die de Belvilles gebruikten was in 1794 gemaakt
door John Arnold en werd daarom liefkozend "Arnold" genoemd. 
In die eeuw dat de Belvilles met hun klok door Londen reisden, veranderde de stad aanzienlijk, vooral door technologische ontwikkelingen die hun dienst bedreigden. Rooney beschrijft vooral die ontwikkelingen: hoe de tijd via telegraaflijnen vanuit het observatorium naar de treinstations werd verzonden en hoe in 1908 een rel ontstond wegens een grote hoeveelheid "lying clocks" in Londen. Hij beschrijft uitgebreid dat de onrust vooral aangewakkerd werd door de Standard Time Company, een bedrijf dat een techniek ontwikkeld had om klokken "automatisch" te synchroniseren. Dat zou de dienst van Ruth Belville overbodig maken.
Hij beschrijft de invoering van de zomertijd in Engeland, de introductie van de zes pips van de BBC - dit jaar toevallig 90 jaar geleden - en de ontwikkeling van TIM, de klok die je kunt bellen.
 
In het Pathé-filmpje hierboven zie je van 0:46 tot 1:47 de in gebruik name van het apparaat. In het eerste jaar werd er alleen al vanuit Londen 20 miljoen keer naar 846 (TIM) gebeld om Ethel Cain te horen.

Uiteindelijk stopt Ruth Belville in 1940 als de oorlog uitbreekt (ze is dan 86!) met haar dienst. De techniek had haar ingehaald en reizen door Londen werd door de Duitse luchtaanvallen te gevaarlijk.

Rooney schrijft heel toegankelijk en slaagt er in om allerlei ingewikkelde dingen helder uit te leggen. Zou iemand ook eens zo'n boekje over de "Nederlandse tijd" kunnen schrijven?
Bijvoorbeeld over de invoering in 1909 van de Amsterdamse Tijd (die 19 minuten en 32,13 seconden voorliep op de Greenwich Mean Time. Of over de telefoonklok die F.H. Leeuwrik in 1934 voor de gemeente Den Haag ontwikkelde. Of over hoe men in de 19e eeuw wist hoe laat de trein zou komen?

Gerelateerd
Geen schaduwarchieven, wel wat foto's uit Greenwich

vrijdag 16 mei 2014

De archiefdief doet het in het depot

Zo'n twee jaar geleden schreef ik verschillende keren over de archiefdief Barry Landau, die zijn hele New Yorkse appartement vol had liggen met waardevolle archiefstukken. In september vorig jaar werd in Canada John Mark Tillmann veroordeeld tot negen jaar celstraf wegens diefstal en fraude. De aantallen die Tillmann gestolen heeft zijn onvoorstelbaar:
In late October, RCMP Constable Darryl Morgan, the lead investigator, and other officers visited Mr. Tillmann in jail, spending days looking at photographs of stolen paintings, documents, antique tools, glassware, old books, and furniture that they recovered, but had no clue where they were from.
Now, Constable Morgan and his partner, Tracey Chambers, are undoing Mr. Tillmann’s work, spending their days travelling the Maritimes, visiting antique stores, volunteer-run country museums, universities and even the legislature to return some of the 7,000 artifacts found in Mr. Tillmann’s Halifax home.
So far about 2,000 pieces have been identified – and several hundred items returned.
Op deze kaart staan de grootste diefstallen geprojecteerd.
Tillmann stal niet alleen boeken en archiefstukken, maar ook schilderijen en het harnas dat hierboven afgebeeld staat. En nog meer rare dingen:
Unlike the elaborate art heists of Hollywood movies, targeting the rarest and most expensive artifacts, Tillmann’s thefts tended instead to be less extravagant and unusual in choice: a lemon squeezer, a nutmeg grinder, a brass telescope, a vintage wooden hockey table, a door, an Austrian water pitcher, a water pump, a steam engine, a geometric rug, a wooden apple barrel, a set of old wooden skis, and an old stove. His regular targets were museums, provincial and university archives, small-town antique shops, general stores and, in some instances, the very people he sold artifacts to. 
De modus operandi van Tillmann was redelijk simpel:
 Tillmann typically used younger women as his accomplices, but his first partner-in-crime 20 years ago, he says, was his mother, Noreen Gregory. “Being a little old lady, she was trustworthy,” Tillmann says. “My mother would take [shopkeepers] into another room and they’d be so busy engaged in conversation that I could have walked out with probably whatever I wanted.” 
Maar hij deed het, samen met zijn vriendin, ook wel eens op de Hollywood manier:
The pair also stole a letter written in 1758 by General James Wolfe, the victor at the Plains of Abraham, from the Dalhousie University archives. Mr. Tillmann explains that he was able to copy a set of keys that opened a vault in the university’s library. He and Katya hid in the women’s bathroom until the night security guard left and used the keys to get into the vault, which was jammed with documents. After two hours of searching, around 3 a.m., they hit “pay dirt.”
“I said, ‘Oh, Jesus Christ, if this is real’ – and it looked all real, [it] was the George Washington letter, worth probably half a million to a million dollars in itself. … And I thought, ‘Oh wow.’”
Rooting around further, they found the Wolfe letter.
“We became so exuberant over this – because it was pretty euphoric being in there and knowing at that point that you have millions of dollars worth of documents on the black market – that we ended up having sex right in the middle of all these papers and stuff strewn around,” he recalls. 
In een film is dit volstrekt ongeloofwaardig, maar, om met Reve te spreken:

"De werkelijkheid herken je aan haar onwaarschijnlijkheid."

Gerelateerd
7 jaar voor diefstal van archiefstukken
La vie sexuelle de l'archiviste
Wat doet Ingrid (van Henk) in het archief?