Monique Jacobse krijgt haar identiteit terug

Born in Holland, childhood in USA, puberty in Bilthoven until I was murdered, then Lubeck/Utrecht.

Het citaat hierboven komt uit de twitterbio van Monique Jacobse. Het is een wonderlijke bio en een wonderlijk verhaal.
De kortste samenvatting komt van de website van de rechtspraak:

Een vrouw die in 1987 dood was verklaard, heeft woensdag in Utrecht haar identiteit van de rechter teruggekregen. De officier van justitie vroeg de rechter, tijdens de besloten zitting op 18 april 2013, om doorhaling van de akte van lijkvinding omdat zij kon aantonen dat Monique Jacobse in leven is. De rechtbank oordeelde dat er, mede op basis van een in 2012 door het NFI uitgevoerd DNA-onderzoek, voldoende bewijs is dat de vrouw in kwestie inderdaad Monique Jacobse is.
Akte van lijkvinding
Op 24 oktober 1976 werd in de toenmalige gemeente Maarn een lijk, ook wel het Heulmeisje genoemd, van een onbekend persoon gevonden. Jaren later werd met nieuw technisch onderzoek met voldoende mate van zekerheid vastgesteld dat het moest gaan om het sinds 1975 vermiste meisje Monique Jacobse. Daarop werd in 1987 een akte van lijkvinding opgemaakt.

Monique Jacobse nam, na jaren vermist te zijn geweest en inmiddels een volwassen vrouw, in 2006 contact op met haar zus. 

Hier vind je de volledige uitspraak.
In onderstaande EenVandaag-uitzending wordt het verhaal uitgebreid uit de doeken gedaan, al blijven er enorme witte vlekken in zitten.

De tweede helft van de reportage is ook fascineren, omdat daarin uit de doeken gedaan wordt hoe de politie op dit moment nog op zoek is naar de identiteit van het dode meisje dat in 1976 gevonden is. 

Gerelateerd

Drie keer gestorven, vijf jaar cel

Susan Lefevre was 32 jaar Marie Walsh

Dood is een kruisje

Over leven en dood

Plaatje: van de EenVandaag-website

Hoe Reddit-ers een foto restaureren

De originele foto

De afbeelding hierboven is een foto van een foto van de opa van Steven Whitey. De foto hieronder is wat enkele gebruikers van Reddit er van gemaakt hebben.

De vijfde correctie

En de kleuren-variant:

Whitey schrijft:

I was blown away by the selfless dedication of the people on that thread.  They expected nothing in return, yet spent hours of their day working on the photo, it was truly heart-warming and I was excited to share it with my Grandad, as he had no idea any of this was going on.
I printed off the photos and framed my favourite one to give him as a gift.  I gifted some Reddit Gold to the users who contributed as a thank-you.
Fast-forward to yesterday, where I headed over to his house with my girlfriend to give him the photos.  I asked my girlfriend to record him receiving it on my phone (Nokia Lumia 920 in case anyone was wondering).  We went in and said hello.  The reason I wanted to video it was to show the people that had worked on the image how appreciated their efforts were.  He absolutely loved the photos and I uploaded the video to YouTube that afternoon.  Here’s the video:

Vanuit archiefperspectief zijn die laatste twee foto's natuurlijk het meest problematisch. Op de zwart-wit variant zijn haren toegevoegd en over de toevoegingen in de kleuren hoeven we het niet eens te hebben.

Maar het is wel een mooi verhaal.

Wie is hier nou het archief?

Niet zo lang geleden zijn weer een paar interessante artikelen uit Antwerpen online gekomen. Over DMS, Digitaal Depot, digitaal documentbeheer, archivarissen en nog zo wat...

DMS of Digitaal Depot?
In Is een DMS bruikbaar als digitaal depot (pdf) beschrijft Filip Boudrez tien cruciale verschillen tussen de functionaliteiten die een DMS 'out of the box' heeft en een digitaal depot. Hieronder staat een beknopt overzicht:

Verschil	DMS	Digitaal Depot
FINALITEIT	aanmaken, beheren en delen van documenten	(middel)langetermijnarchivering van digitaal archief
DOCUMENTTYPES	kantoordocumenten	kantoordocumenten, websites, databases, video, audio, masterscans, film, tekeningen, enz.
INFORMATIEMODEL	digitale documenten en digitale content als informatie-eenheden	information packages als informatie-eenheden
METADATA	metadata over documenten/mappen	metadata over documenten/mappen, werkprocessen, representation information, fixity information, preserveringsacties
SYSTEEM-AFHANKELIJKHEID	systeemafhankelijke opslag van metadata, documenten en content	systeemonafhankelijke opslag van information packages
PRESERVERING	passief	actief
ZOEKEN	op inhoud en metadata van documenten en content	op de context en metadata van de archiefdocumenten
VOLUME	max. een tiental miljoen objecten, objecten van kleine tot middelgrote omvang	enkele tientallen miljoenen objecten, objecten variërend van kleine tot heel grote omvang
OPERATIES	individueel document/map	bulkverwerkingen
RECHTENBEHEER	lees- en schrijfrechten voor interne gebruikers, doorgaans rol- en groepsgebaseerd	onderscheid tussen openbaar en niet-openbaar voor interne en externe gebruikers, auteursrechten

In het artikel wordt ieder verschil uitgebreider toegelicht en ik raad iedereen die ook maar iets met digitale archivering te maken heeft aan het artikeltje (het zijn amper 10 pagina's) te lezen.

Wie is hier nou het archief?
In het iets oudere, maar nog kortere artikel (6 pagina's) De archivaris en digitaal documentbeheer vraagt Boudrez zich af wie nou eigenlijk het archief is. Waar is de archivaris eigenlijk?

Voor elke applicatie een archiveringsbeleid ontwikkelen, implementeren en beheren is nagenoeg onbegonnen werk. Ook hier hebben leveranciers in de meeste gevallen een oplossing voor: de koppeling van hun applicatie met een DMS of een samenwerkingsplatform. De documentopslag wordt door de procesapplicatie dan toevertrouwd aan het DMS of het samenwerkingsplatform. Deze laatste bevatten dan de documenten en enkele summiere metadata over deze documenten. De redenering van de leveranciers is dan dat alle documenten in hetzelfde systeem worden opgeslagen en beheerd. En dit biedt het grote voordeel van “enkelvoudige opslag, meervoudig herbruik”, een argument dat vooral ICT als muziek in de oren klinkt. Veel organisaties slaan deze weg in. Maar welke archivaris wijst er zijn organisatie op dat het argument van “enkelvoudige opslag, meervoudig hergebruik” geen records management vereiste is? En welke archivaris maakt het zijn collega's duidelijk dat we het over 'records' of archiefdocumenten hebben? En dat hetzelfde document in een ander proces of een ander dossier geen 'dubbel' is, maar een ander archiefdocument? En aangezien archief procesgebonden informatie is, we als onderdeel van de metadata ook de relevante procesinformatie moeten archiveren. En dat die procesinformatie niet in het DMS of het samenwerkingsplatform wordt opgeslagen, maar nog steeds in de procesapplicatie steekt.

En ook in deze alinea slaat hij de spijker op zijn kop:

Processen en archief zijn twee verschillende zaken en mogen niet op 1 hoop worden gegooid. Er is ontegensprekelijk een relatie tussen processen en archieven die cruciaal is en die moet bewaard blijven (bijv. als onderdeel van de archiefbeschrijving). Maar processen en archief vragen elk hun eigen oplossing. Archiveren is dan wel een ondersteunend proces, maar is een proces op zich met zijn eigen uitgangspunten en zijn eigen regels die gerespecteerd moeten worden wil het informatiebeheer binnen het proces op orde zijn en blijven. In de praktijk wordt niet altijd even veel aandacht besteed aan die uitgangspunten en regels. Een concreet voorbeeld hiervan zijn de vele business- en procesanalyses die zich beperken tot de wettelijke of de formele documenten in het proces. Welke archivaris legt uit dat ook een gewone e-mail over een zaak even goed procesgebonden informatie is en in het dossier thuis hoort?

Zoiets probeerde ik een paar jaar geleden ook al duidelijk te maken.
Nou ja, lees het hele artikel maar.
Hier wil ik alleen nog iets zeggen over wat Filip schrijft over het individueel registreren van documenten (p.3-4, onderstreping door mij).

In de archiefwetenschap beschikken we al decennialang over een eenvoudig concept die digitaal samenwerken mogelijk maakt, nl. dossiervorming. [...] Het is niet alleen een methode die iedereen kent vanuit de papieren wereld, maar het maakt het registreren van metadata of het toekennen van permissies op documentniveau overbodig. Registratie is dan niks meer dan het dossiergewijs opbergen van documenten, zonder dat voor elk individueel document omslachtige handelingen nodig zijn. Het beschrijven van hedendaagse papieren documenten op stukniveau is al lang geen gangbare praktijk meer. In dit opzicht is het vreemd dat het opnieuw wordt geïntroduceerd waar het digitaal documentbeheer betreft en dat we er bovendien eindgebruikers mee lastig vallen.
Het argument luidt dikwijls dat de registratie van metadata in geautomatiseerde flows volledig automatisch verloopt. Hierbij vergeet men dan dat registratie van metadata ook beheer vraagt en dat veel processen niet volledig automatiseerbaar zijn. Het wordt tijd dat iemand dit duidelijk maakt en nadenkt over het nut en de noodzaak van metadata. Metadata zijn immers geen doel op zich, maar een middel. Hierbij moet ook worden nagedacht over het niveau waarop metadata nodig is en hoe die metadata kan worden overgeërfd. De belangrijkste records management metadata van een archiefdocument is in ieder geval zijn locatie in een dossier.

Misschien dat registratie van individuele documenten in Vlaanderen achterhaald is, maar in Nederland zijn we volgens mij nooit van die individuele registraties afgestapt. Het registreren van ieder document in een dms/rma lijkt hier een doel op zich te zijn geworden.

Waarom houden wij daar aan vast?
En wat gaat er mis als we er mee stoppen?

Plaatje en titel
De titel van deze blog verwijst natuurlijk naar de New Kids, maar zonder de blog van Janine, zou ik er niet aan gedacht hebben.

Gerelateerd
Zaakgericht de toekomst in
Waarom zou ik een RMA gebruiken?
Wat is de relatie tussen een hamer en en RMA?
Optimaal Digitaal

Alice en metagegevens

'De naam van het lied heet ‘Schelvis Ogen’.’
‘O, dat is de naam van het lied zeker?’ zei Alice, die haar best deed om belangstelling te tonen.
‘Neen, je begrijpt me niet,’ zei de Ruiter, en keek een beetje geërgerd ‘Zo heet de naam. De naam is in werkelijkheid “De Hoogbejaarde Baas”.’
‘Dus ik had moeten zeggen zo heet het lied?’ verbeterde Alice zich zelf.
‘Neen, dat had je niet: dat is heel wat anders. Het lied heet ‘Het Middel en het Doel’: maar zo heet het enkel maar.’
‘Ja maar, wat is het lied dan?’ vroeg Alice die nu langzamerhand volkomen in de war was.
‘Daar wilde ik nu juist naar toe,’ zei de Ruiter. ‘Het lied is in werkelijkheid “Gezeten op een Hek”: en de melodie heb ik zelf verzonnen.’

Uit De avonturen van Alice van Lewis Carrol, vertaald door Alfred Kossmann

Dus daarom is een toepassingsprofiel belangrijk.

Gerelateerd
De datum van een archiefstuk
Koe of paard, het zijn metadata
Dat is maar een mening: metadata in documenten

Plaatje: The White Knight van John Tenniel

Over systeemkoppelingen, vinkjes en de dood

Vorige week verscheen het inspectierapport van de Inspectie Veiligheid en Justitie naar aanleiding van de zelfmoord van Aleksandr Dolmatov. De inspectie onderzocht vier deelaspecten rond het overlijden van de Rus:

• het zorgvuldig handelen van de Nederlandse overheid bij de insluiting. 
• het zorgvuldig handelen van de Nederlandse overheid gedurende detentie. 
• de handelwijze en alertheid van ketenpartners ten aanzien van de medische toestand van Dolmatov.
• de overdracht van relevante informatie. 

Uiteraard had vooral  het laatste onderwerp mijn belangstelling en eerlijk gezegd werd ik er niet vrolijk van. Helaas blijkt ook uit dit rapport weer dat de informatiesystemen van de (rijks)overheid zodanig zijn ingericht en aan elkaar gekoppeld, dat niemand zich verantwoordelijk voelt voor het corrigeren van fouten. En dat kan vreselijke gevolgen hebben.
Hieronder wat citaten uit de conclusies uit het rapport over Dolmatov:

Het onzorgvuldig handelen van de Nederlandse overheid is niet alleen toe te schrijven aan het handelen of nalaten van functionarissen, maar ook aan de afhankelijkheid van – en het vertrouwen in – de systemen, procedures en formulieren die die functionarissen bij hun besluiten in die keten ondersteunen. Het is de Inspectie gebleken dat de systemen, procedures en formulieren in de praktijk te vaak summiere, onduidelijke en soms zelfs onjuiste informatie bevatten en dat ze onderling onvoldoende accuraat en actueel op elkaar aansluiten. Het is zorgelijk te signaleren dat deze systeemomissies voor een belangrijk deel bekend zijn bij de betrokken ketenpartners.

De advocaat besluit hierop om op 11 januari een beroepschrift in te dienen. Omdat dit de laatste dag is van de beroepstermijn, is het beroepschrift tijdig ingediend. Conform artikel 82 van de Vreemdelingenwet 2000, mag Dolmatov de behandeling van het beroepschrift in Nederland afwachten.
Twee dagen later, op zondag 13 januari 2013, vindt in het door de IND gebruikte informatiesysteem INDiGO echter een automatische wijziging plaats, waardoor het systeem aangeeft dat Dolmatov geen rechtmatig verblijf heeft in Nederland en derhalve verwijderbaar is. Dit gebeurt, omdat in INDiGO niet is opgevoerd dat het instellen van beroep door Dolmatov opschortende werking heeft. Sinds medio 2011 bestaat binnen de IND onduidelijkheid over het al dan niet opvoeren van het ‘vinkje’ opschortende werking. De informatie in INDiGO wordt vervolgens doorgezet naar de Basisvoorziening Vreemdelingen (BVV), het informatiesysteem waar verschillende ketenpartners toegang toe hebben.

Terwijl de systemen die de ketenpartners in de vreemdelingenketen gebruiken vanaf zondagmiddag 13 januari aangeven dat Dolmatov onrechtmatig in Nederland verblijft en daarmee verwijderbaar is, verwerkt het centrale inschrijfbureau vreemdelingenzaken (CIV) van de Raad voor de Rechtspraak in Haarlem, op diezelfde maandag het door de advocaat van Dolmatov per fax ingediende beroep in het systeem BERBER-VK. Dit is het landelijke interne systeem van de rechtbanken, dat niet is gekoppeld aan de systemen die de partners in de vreemdelingenketen gebruiken. ’s Middags faxt het CIV het beroep van de advocaat naar de afdeling procesvertegenwoordiging van de IND, waar het op dinsdagmorgen 15 januari handmatig wordt ingevoerd in INDiGO. Deze handeling heeft niet tot gevolg dat de status “geen rechtmatig verblijf” in het IND-systeem wijzigt, omdat er binnen het systeem geen automatische koppeling is tussen de registratie van het beroep en de status “geen rechtmatig verblijf".

De Inspectie VenJ is van oordeel dat de wijze waarop de informatieoverdracht over bijzonderheden rondom een vreemdeling – in dit geval Dolmatov – binnen de keten is georganiseerd, kwetsbaarheden kent. Ten eerste valt op dat de veelheid aan systemen, die deels wel en deels niet aan elkaar gekoppeld zijn, het delen van informatie ernstig bemoeilijkt. Het gebruik van faxen en het in sommige gevallen door verschillende ketenpartners handmatig overtypen van informatie om dit te kunnen delen, is tijdrovend en werkt onzorgvuldigheden in de hand. Zeker binnen een complexe keten als de vreemdelingenketen, waar een groot aantal organisaties deel van uitmaakt en waar het belang van zorgvuldige informatievoorziening cruciaal is, is het onwenselijk om de geconstateerde kwetsbaarheden in stand te houden, omdat deze zorgvuldig handelen in de weg staan.

De Inspectie VenJ komt daarnaast tot het oordeel dat de ketenpartners zorgvuldiger gebruik dienen te maken van het M118-formulier. Het ontbreekt hierbij aan regie en invoerdiscipline binnen de vreemdelingenketen. Het formulier wordt in onvoldoende mate gebruikt waarvoor het is bedoeld, namelijk als groeidocument waarmee de ketenpartners elkaar binnen de keten informeren over relevante omstandigheden rondom een vreemdeling. Het gebrek aan invoerdiscipline bij de ketenpartners wordt door de partners geconstateerd, maar leidt niet tot actie. Hetzelfde geldt voor het gebruik van het formulier door de Vreemdelingenpolitie: een jaar na de invoering van een nieuw model dat meer is gericht op het verschaffen van duidelijkheid over kenmerken en gedrag van een vreemdeling, gebruikt zij nog altijd het oude model. De partijen in de vreemdelingenketen nemen in dit kader een passieve houding aan ten opzichte van elkaar.

Dus we hadden al faxen en het handmatig overtypen van informatie.
Verderop in het rapport blijkt dat informatie uit het ene systeem wordt overgetypt in Excel om daarna opnieuw handmatig te worden overgezet in een ander systeem. Lang leve Excel.
En dat M118-formulier, dat een groei-document is, dat dus door iedere betrokkene aangevuld zou moeten kunnen worden, blijkt door de Vreemdelingenpolitie in pdf-formaat te worden verzonden. Lang leve PDF.

Als je nou twee dingen goed zou kunnen regelen met behulp van gekoppelde systemen en uitwisselingsstandaarden dan zijn het wel deze dingen...

Gaan archivarissen en records managers hier over?
Hoeveel rapporten moeten WRR en CBP nog schrijven voordat er iets gebeurt?

Gerelateerd
Computer says no: NRC en iOverheid
Wat ik echt mis in de #archiefvisie
De gevolgen van een gestolen rijbewijs
Dood is een kruisje

Gekocht en geluisterd: Files that last

Gisteren het ebook Files that last van Gary McGath gekocht. Met de coupon code kun je het tot morgen bij  Smashwords downloaden voor iets meer dan €5,- Daarna kost het een euro of 7.
Ik heb het boek tot nu toe alleen nog maar doorgebladerd, maar de inhoudsopgave ziet er veelbelovend uit.
McGath heeft trouwens ook nog wat liedjes geschreven over digitale duurzaamheid, zoals deze

Files that last: The song

I had a little Kindle, it had a little book.
Today the book has vanished. I think that I’ve been took.
They say I never owned it, no not a single page.
The only thing it kindles is my rage.

Chorus:
   I want some files that last, data that will not stray.
   Files just as fresh tomorrow as they were yesterday.
I wrote a little fanfic just seven years ago.

But how to read the file now, my PC doesn’t know.
My brilliant tale is only a bunch of useless bits,
Why do I have to put up with this … inconvenience?

Chorus

I made a little archive all stored on DVDs
And put them in the car trunk, where they could fit with ease.
The summer’s warm and sunny, and sadly I have learned
That’s not how DVDs ought to be burned.

Chorus

The road to preservation has potholes everywhere,
I’m trying hard to dodge them and taking extra care.
To give my files a future, I won’t forget the past.
There has to be a way to make them last!

Chorus, twice

Gerelateerd
Bewaar als... Een praktische leporello

Waar is het toezicht?

Gemeentereiniging organisatie.
Inspecteur der Gemeentereiniging spreekt twee jongens streng toe, Nederland 1980-1995.

Begin april publiceerde het Stadsarchief Rotterdam (zijn we er al uit welk acroniem dat wordt? StAR is misschien niet zo handig...) twee interessante documenten over de "vorming van het Stadsarchief en de overgang van de DIV/DIM afdelingen van de voormalige diensten naar de Rotterdamse Service Organisatie."
In het Plan Stadsarchief staat dat de Rotterdamse gemeentearchivaris ("stadsarchivaris" in het stuk) verantwoordelijk is voor het hele gemeentelijke informatiebeheer:

Het doel is het organiseren van het Stadsarchief en het informatiebeheer zodat conform de doelstellingen van de centralisatie en standaardisatie van de bedrijfsvoeringsfuncties kostenbesparingen, formatiereductie en kwaliteitsverbetering worden gerealiseerd. Ook draagt dit bij aan de concerndoelstelling om digitaal te gaan werken.
Beslispunten:

• het benoemen van de Stadsarchivaris als proceseigenaar informatiebeheer.
• akkoord te gaan met de centrale inrichting informatiebeheer en aansluiten aan verdergaande digitalisering.

Een stukje verder staat het wat preciezer omschreven:

De Stadsarchivaris heeft als proceseigenaar de regie op de organisatie van het informatiebeheer, met de ambitie om met ingang van 1-1-2013 de verantwoordelijkheid op zich te nemen voor de totale keten van informatiebeheer (van creatie tot openbaarheid, van 1201 tot heden).  Dit impliceert de verantwoordelijkheid voor de inrichting van het informatiebeheer bij de clusters en deelgemeenten. Deze verantwoordelijkheid omvat de beleidsontwikkeling, sturing en inrichting, uitvoering en beheer op dat terrein. Alle medewerkers die (nu nog decentraal bij de vakeenheden) hun hoofdtaak hebben binnen het informatiebeheer (de medewerkers DIV/DIM), komen onder (vakmatige) aansturing van het Stadsarchief. Daarnaast leidt het Stadsarchief records managers op en plaatst deze bij de clusters/vakeenheden en deelgemeenten, waar zij het informatiebeheer inrichten, op orde brengen en actueel houden. Op deze wijze wordt de centrale regie op het informatiebeheer gewaarborgd en worden de voorwaarden voor duurzame toegankelijkheid gerealiseerd. 

Grafisch ziet dat er dan zo uit:

Maar, onder het kopje "Beoogde eindsituatie" staat de volgende alinea:

In de beoogde eindsituatie is de organisatie van informatiebeheer gecentraliseerd en wordt deels gedeconcentreerd uitgevoerd (op basis van nut en noodzaak) binnen kaders zoals die door de concerndirectie zijn vastgesteld. Op centraal niveau is een onderscheid gemaakt in de archieffunctie ten behoeve van de primaire processen (informatiebeheer) en de publieke functie. De Stadsarchivaris is namens de concerndirectie proceseigenaar informatiebeheer en heeft een kaderstellende en toezichthoudende rol met betrekking tot informatiebeheer. Aan de standaardisatie opgave is inhoud gegeven doordat de dienstverlening voor de uitvoeringsorganisaties.

Ik vraag me dan toch af hoe de gemeentearchivaris die toezichthoudende rol gaat uitvoeren.
Op wie gaat zij toezicht uitoefenen als ze zelf verantwoordelijk is voor het hele informatiebeheer? Controleren of dat goed gebeurt, maakt deel uit van het reguliere werk en is geen toezicht of audit.
Noch in het Plan Stadsarchief, noch in het Programmaplan Doorontwikkeling Informatiebeheer & Stadsarchief komt dit aan de orde. Sterker nog, de enige keer dat de term "toezicht" in beide artikelen voorkomt, is in bovenstaand citaat.

Voor de duidelijkheid: ik heb geen enkel commentaar op de inhoud van de Rotterdamse plannen. Voor zover ik dat van hieruit kan inschatten ziet het er allemaal goed uit. Ik vraag me dus alleen af hoe de gemeenteraad dit gaat vaststellen en wat de provincie Zuid-Holland daar dan aan heeft.

Misschien had ik gisteren toch naar de BRAIN-bijeenkomst over archieftoezicht moeten gaan:

Prima workshop vanmiddag van @jeroenvanoss over positionering archiefinspectie. Boodschap helder voor mij: transformatie is nodig.
— Frans Smit (@fpsmit) April 15, 2013

Gerelateerd
Risicowaardering en archivering #kvan12
Het nieuwe archieftoezicht

Plaatje van Rob Krudzlo via Gahetna.